TCO (Total Cost of Ownership) kan översättas till total ägandekostnad och är ett företagsekonomiskt begrepp som används för att beräkna den totala kostnaden av ett investeringsbeslut. Total ägandekostnad tar hänsyn till både direkta och indirekta kostnader, t.ex. inköpspris, ränta, lagerhållningskostnader, underhållskostnader, reservdelar, transportkostnader med mera. TCO används då man vill ta ett holistiskt och långsiktigt perspektiv på en investering och kunna jämföra olika lösningar, finansieringssätt osv.
Ett privatekonomiskt exempel kan vara ett köp av en båt. Inköpspriset är såklart viktigt, det påverkar t.ex. räntan om man tar ett lån för att finansiera investeringen, men du måste ta med underhållskostnader för att löpande hålla båten i gott skick, driftskostnader som kommer att bero på hur du planerar att använda båten, försäkringskostnad, möjlighet att hyra ut, hyra av båtplats mm. Allt detta kan ingå i båtens TCO. I det här exemplet avgörs till stor del den totala kostnaden vid dagen du säljer båten och summerar alla poster. Båtens popularitet och värde på andrahandsmarknaden kommer med andra ord att bli helt avgörande för vad dina båtsemestrar har kostat!
När man utvärderar olika sätt att skaffa sig systemstöd för att digitalisera affärsprocesser är TCO ett mycket bra angreppsätt för att få helhetsperspektiv.
I kalkylen behöver man ta med initiala och löpande licenskostnader, inkludera kostnader för införandeprojekt och eventuella anpassningar, och utbildning av sin personal. Man behöver ta hänsyn till kostnader för de löpande ändringar som krävs för att bibehålla ett fungerade system över tid, och eventuella uppdateringar som krävs för att hantera ändrade eller nya krav. I vissa fall krävs också större tvingande uppgraderingsprojekt om leverantören av systemet inte har en kontinuerlig process för vidareutveckling utan jobbar med större releaser. I det fall du väljer att ha egen serverdrift tillkommer kostnader i ditt datacenter, eller kostnader till en molnleverantör. Du behöver då ha med kostnader för övervakning, patchning av operativsystem, utbyte av hårdvara som slutar fungera osv.
Om du väljer en lösning där både drift och vidareutveckling ingår, även kallad Software-as-a-Service (SaaS), ingår vanligtvis alla typer av driftkostnader och kostnader för kontinuerliga uppgraderingar. TCO blir på så sätt lättare att räkna ut, och många gånger även lägre.